8 май 2010 г.

Организирайте лесно писмата си с помощта на Search Folders в Outlook

Използването на Search Folder е лесен начин за организация на електронната ви поща в Microsoft Outlook 2003 и 2007 без да се налага да премествате копие на писмата в различни папки. Например, работили сте с определено лице върху няколко различни проекта. За всеки от проектите сте създали папка в Outlook и след това сте разпределили писмата от него в съответните папки. С помощта на Search Folder лесно бихте могли да съберете на едно място виртуално копие на всички съобщения, които се изпращали или получавали от този човек без значение за кой проект се отнасят.

Ето как става това:

- Отидете на бутона New и кликнете върху стрелката, за да се появи падащото меню за избор. Изберете Search Folder.





















- Ще се отвори прозорец с голям брой опции, с помощта на които да организирате писмата си. Можете да ги разпределите според това кой ги е изпратил, колко големи са прикачените файлове, колко отдавна са изпратени и много други критерии.





















- Ако се върнем на горния пример, за да създадете папка за цялата кореспонденция с определен партньор, изберете Mail from and sent to specific people под колоната Mail from People and Lists. След това изберете Choose.

- Напишете името на лицето в полето From or Sent to в дъното и след това кликнете върху ОК и още веднъж върху OK

- В пощенската ви кутия ще се появи новият Search Folder, в който ще намерите цялата кореспонденция с избраното лице.

В така записаните папки се събират и получени, и изпратени съобщения така не се налага да ровите и в изходящата си кореспонденция, за да добиете пълна представа за водения разговор. А когато дадена папка вече не ви е нужна, можете да я изтриете спокойно без да бъдат засегнати оригиналните съобщения.

Няма коментари:

Публикуване на коментар