31 юли 2010 г.

Персонализирайте календара си в Outlook за по-добра организация

Електронният календар има огромни предимства в сравнение с хартиения. Той дава възможност за лесно превключване между разнообразни гледни точки – дневен, седмичен, месечен. Записите в него могат лесно да се променят и разместват когато се налага, а инструментите за търсене в Outlook ще ни помогнат бързо да намерим дадена среща или събитие. Ето няколко съвета, които ще ви помогнат да персонализирате календара си в Outlook, за да бъде по-удобно организиран и лесен за ориентация

- Използвайте цветните категории: когато създавате нов запис в календара, задавайте цвят към него с помощта на удобния бутон Categories в Outlook 2007. Outlook има предварително дефинирани теми за някои от цветовете, но те могат да бъдат променени. Кликнете върху бутона за категории и изберете All Categories. Там можете да преименувате предварително дефинираните категории с ваши и да създадете нови категории в зависимост от вашите нужди и организация – например за командировки, срещи във вашия офис, телефонни обаждания, непотвърдени ангажименти и т.н.

- Използвайте насочващи заглавия: Най-добре е да дадете такова заглавие в Subject-а на записа, което да ви помогне лесно да се ориентирате по него в бъдеще. Обмислете създаването на стандартна процедура за наименуване на нови записи в календара. Например първата дума в записа винаги да бъде името на фирмата или човека, с когото ще се срещате. Използвайте двоеточие, интервали и тирета между думите, за да въведете допълнителна информация за срещата или ангажимента

24 юли 2010 г.

Удобни и спестяващи време клавишни комбинации за Outlook

- За започване на търсене с Advanced Find, натиснете CTRL+SHIFT+F

- За включване/ изключване на Навигационния панел натиснете ALT+F1

- За бързо започване на ново съобщение натиснете на CTRL+SHIFT+M.

- За създаване на нов контакт, натиснете CTRL+SHIFT+C.

- За въвеждане на бележка, натиснете CTRL+SHIFT+N.

- За бързо отваряне на Inbox-а натиснете CTRL+1

- За да отидете в календара, натиснете CTRL+2

- За да отворите списъка с контакти, използвайте CTRL+3.

- За да прегледате задачите, натиснете CTRL+4.

- За да отидете в бележките, натиснете CTRL+5.

- За да отговорите на избран имейл, натиснете CTRL+R.

- За да препратите имейл, натиснете CTRL+F.

- За да изтриете имейл, натиснете CTRL+D.

- За бързо изтриване на форматирането на избран текст, натиснете CTRL+SPACEBAR.

- За да изпратите отворено съобщение, натиснете ALT+S.

- За бърза проверка на правописа, натиснете F7.

- За маркиране на съобщение като прочетено, натиснете CTRL+Q.

- За бързо създаване на нов запис натиснете CTRL+N. Ако сте в Inbox-a това ще направи нов имейл, ако сте в списъка със задачи нова задача и т.н

19 юли 2010 г.

Бързо придвижване между работни таблици в Excel

Има два лесни начина за бързо придвижване между работни таблици (Sheet) в Excel, които ще Ви бъдат много полезни, ако работите с документ, съдържащ голям брой такива таблици:

- Натиснете и задръжте клавиша CTRL и натиснете клавиша PageUp или PageDown за да се преместите една таблица наляво или надясно

- Кликнете с десния бутон на мишката върху някоя от четирите стрелки в долния ляв ъгъл на документа в Excel. Ще се появят имената на всички работни таблици и вие можете да изберете на коя желаете да отидете

11 юли 2010 г.

Чести грешки при използването на имейла

1. Неясно формулирана тема (subject): Темата би трябвало да предоставя информация за какво се отнася писмото и да дава на получателя причина да го отвори и прочете. Темата е от особено значение за служебната кореспонденция. Вашите колеги обикновено получават много имейли всеки ден и ако темата не е достатъчно добра, те могат да прескочат съобщението ви. Така че отделете време и напишете подходяща и достатъчно ориентираща тема на имейла си.

2. Липса на подпис: Добра идея е да включите подпис в края на всичките си имейли. В противен случай получателите може да не знаят кой сте вие и да прескочат писмото ви. Подписът трябва да включва вашето име и електронен адрес. Също така бихте могли да включите адрес, телефонен номер и друга информация за контакт с вас.

3. Неясно съобщение: Когато изпращате имейли, убедете се че използвате пълни изречения, правилна граматика и правопис. Отделете време да прегледате писмото си преди да го изпратите. Ако на вас самите не е достатъчно ясно какво искате да кажете, получателите му ще са объркани и няма да ви разберат.

4. Несвързано писане: Когато пишете имейл, най-добре е да бъде кратък и да се придържате към темата. Използвайте кратки изречения и параграфи. Напишете само това, което трябва да кажете и приключете с писмото. Освен ако не пишете на приятел, с който не сте говорили от години и не искате да му разкажете за всички промени в живота си, не е необходимо да пишете новела. Получателите ви ще се зарадват повече на кратък и изчистен имейл.

5. КРЕЩЕНЕ: Не използвайте главни букви в имейла си. Това се приема като крещене и няма да се хареса на получателя на писмото ви.

6. Прекалено големи прикачени файлове: Ако изпращате прекалено големи прикачени файлове в писмата си е възможно да създадете проблеми и да досадите на получателите им. Трудно е да знаете предварително каква Интернет връзка ще имат те или колко големи файлове ще могат да получат без проблем. Ако имате някакво съмнение по-добре не изпращайте файловете по електронната поща, а се възползвайте от други начини за споделяне на файлове в Интернет. Например можете да ги качите в DOX.BG и просто да изпратите препратка за сваляне на файла, вместо целия файл.

7. Сгрешен имейл адрес: Изпращането на имейл до погрешен получател може да създаде много проблеми, особено ако се касае за конфиденциална информация. Така че винаги проверявайте по два пъти имейл адреса преди да изпратите писмото.

8. Смесване на имейл адреси: Не трябва да използвате служебната електронна поща за изпращане на писма до вашите приятели и познати. Служебната поща трябва да се използва само за свързани с работата въпроси. Личният имейл адрес използвайте за всичко останало.