11 юли 2010 г.

Чести грешки при използването на имейла

1. Неясно формулирана тема (subject): Темата би трябвало да предоставя информация за какво се отнася писмото и да дава на получателя причина да го отвори и прочете. Темата е от особено значение за служебната кореспонденция. Вашите колеги обикновено получават много имейли всеки ден и ако темата не е достатъчно добра, те могат да прескочат съобщението ви. Така че отделете време и напишете подходяща и достатъчно ориентираща тема на имейла си.

2. Липса на подпис: Добра идея е да включите подпис в края на всичките си имейли. В противен случай получателите може да не знаят кой сте вие и да прескочат писмото ви. Подписът трябва да включва вашето име и електронен адрес. Също така бихте могли да включите адрес, телефонен номер и друга информация за контакт с вас.

3. Неясно съобщение: Когато изпращате имейли, убедете се че използвате пълни изречения, правилна граматика и правопис. Отделете време да прегледате писмото си преди да го изпратите. Ако на вас самите не е достатъчно ясно какво искате да кажете, получателите му ще са объркани и няма да ви разберат.

4. Несвързано писане: Когато пишете имейл, най-добре е да бъде кратък и да се придържате към темата. Използвайте кратки изречения и параграфи. Напишете само това, което трябва да кажете и приключете с писмото. Освен ако не пишете на приятел, с който не сте говорили от години и не искате да му разкажете за всички промени в живота си, не е необходимо да пишете новела. Получателите ви ще се зарадват повече на кратък и изчистен имейл.

5. КРЕЩЕНЕ: Не използвайте главни букви в имейла си. Това се приема като крещене и няма да се хареса на получателя на писмото ви.

6. Прекалено големи прикачени файлове: Ако изпращате прекалено големи прикачени файлове в писмата си е възможно да създадете проблеми и да досадите на получателите им. Трудно е да знаете предварително каква Интернет връзка ще имат те или колко големи файлове ще могат да получат без проблем. Ако имате някакво съмнение по-добре не изпращайте файловете по електронната поща, а се възползвайте от други начини за споделяне на файлове в Интернет. Например можете да ги качите в DOX.BG и просто да изпратите препратка за сваляне на файла, вместо целия файл.

7. Сгрешен имейл адрес: Изпращането на имейл до погрешен получател може да създаде много проблеми, особено ако се касае за конфиденциална информация. Така че винаги проверявайте по два пъти имейл адреса преди да изпратите писмото.

8. Смесване на имейл адреси: Не трябва да използвате служебната електронна поща за изпращане на писма до вашите приятели и познати. Служебната поща трябва да се използва само за свързани с работата въпроси. Личният имейл адрес използвайте за всичко останало.

Няма коментари:

Публикуване на коментар